解读《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)“组件”

——

打印本文

摘要:组 件 即 件 的 组 织 , 包 括 件 的 构 成 和 件 内 文 件 排 序 。 组 件 的 内 容 为 : 一 是件 由 哪 几 部 分 构 成 的 , 二 是 这 些 构 成 部 分 的 排 序 原 则 , 也 就 是 件 内 文 件 如 何排 序 。 按 照 要 求 构 成 并 规 范 排 序 的 文 件 才 能 完 成 组 件 。

一、 件 的 构 成

《 规 则 》 5 . 1. 1 规 定 , 归 档 文 件 一 般 以 每 份 文 件 为 一 件 。 正 文 、 附 件 为一 件 ; 文 件 正 本 与 定 稿 ( 包 括 法 律 法 规 等 重 要 文 件 的 历 次 修 改 稿 ) 为 一 件 ;转 发 文 与 被 转 发 文 为 一 件 ; 原 件 与 复 制 件 为 一 件 ; 正 本 与 翻 译 本 为 一 件 ; 中文 本 与 外 文 本 为 一 件 ; 报 表 、 名 册 、 图 册 等 一 册 ( 本 ) 为 一 件 ( 作 为 文 件附 件 时 除 外 ) ; 简 报 、 周 报 等 材 料 一 期 为 一 件 ; 会 议 纪 要 、 会 议 记 录 一 般 一次 会 议 为 一 件 , 会 议 记 录 一 年 一 本 的 , 一 本 为 一 件 ; 来 文 与 复 文 ( 请 示 与 批复 、 报 告 与 批 示 、 函 与 复 函 等 ) 一 般 独 立 成 件 , 也 可 为 一 件 。 有 文 件 处 理 单或 发 文 稿 纸 的 , 文 件 处 理 单 或 发 文 稿 纸 与 相 关 文 件 为 一 件 。

1、单 份 文 件 为 一 件

一 般 来 说 , 归 档 文 件 一 般 以 “ 自 然 件 " 为 一 件 , 即 以 单 份 文 件 作 为 一件 。 如 《 × × 局 关 于 深 人 学 习 宣 传 贯 彻 党 的 十 八 大 精 神 的 通 知 》 《 × × 局关 于 开 展 年 度 考 核 工 作 的 实 施 意 见 》 等 , 这 两 份 文 件 应 各 自 作 为 一 件 , 每件 作 为 一 个 整 理 单 位 。 《 规 则 》 修 订 还 明 确 了 “ 来 文 与 复 文 ( 请 示 与 批复 、 报 告 与 批 示 、 函 与 复 孓 等 ) 一 般 独 立 成 件 " , 强 调 以 单 份 文 件 作 为 一件 的 原 则 。

2、多 份 文 件 为 一 件

有 些 文 件 , 比 如 正 文 与 附 件 、 转 发 文 与 被 转 发 文 等 , 各 部 分 虽 有 一 定 的独 立 性 , 但 在 内 容 上 密 切 相 关 , 分 散 整 理 可 能 会 出 现 归 档 不 完 整 , 或 归 档 后不 便 于 利 用 , 故 《 规 则 》 规 定 此 类 文 件 应 作 为 一 件 进 行 整 理 。 此 外 , 正 本与 其 他 稿 本 、 原 件 与 复 制 件 等 , 如 果 没 有 组 合 在 一 起 , 其 中 之 一 在 检 索 上 往往 没 有 太 大 价 值 , 而 且 会 增 加 大 量 不 必 要 的 编 目 工 作 , 影 响 到 整 理 和 利 用 时的 工 作 效 率 , 因 而 同 样 作 为 一 件 处 理 。 至 于 来 文 与 复 文 来 说 , 原 《 规 则 》规 定 “ 可 为 一 件 " , 《 规 则 》 修 订 时 改 为 “ 一 般 独 立 成 件 , 也 可 为 一 件 " , 有 限 度 地 延 续 之 前 作 为 一 件 的 整 理 方 法 。 《 规 则 》 允 许 将 这 些 文 件 两 份 或 多 份 作 为 一 件 , 作 为 整 理 的 基 本 单 位 , 这 是 《 规 则 》 灵 活 性 的 体 现 , 增 强 了 《 规 则 》 的 可 操 作 性 , 有 较 大 的 实 际 意 义 。 具 体 而 言 , 这 类 文 件 包 括 :

( 1 ) 正 文 与 附 件

附 件 是 指 附 属 于 正 文 之 后 的 其 他 文 件 材 料 , 作 为 正 文 的 补 充 说 明 或 参 考 材 料 , 如 附 带 的 图 表 、 统 计 数 字 、 正 文 批 准 或 发 布 的 法 规 文 件 等 等 。 一 般 来 说 , 正 文 与 附 件 为 一 件 ; 如 果 附 件 数 量 较 多 或 者 太 厚 不 易 装 订 时 , 也 可 各 为

( 2 ) 文 件 正 本 与 不 同 稿 本

同 一 文 件 除 正 本 外 , 在 撰 写 、 印 刷 过 程 中 形 成 的 不 同 稿 本 , 包 括 历 次 修 改 稿 、 讨 论 稿 、 征 求 意 见 稿 、 定 稿 等 , 也 可 能 需 要 留 存 。 一 般 来 说 , 这 些 稿 本 与 正 本 为 一 件 , 但 这 些 稿 本 过 厚 不 易 装 订 的 , 也 可 单 独 作 为 一 件 。

( 3 ) 转 发 文 与 被 转 发 文

转 发 文 与 被 转 发 文 是 一 份 文 件 的 不 同 部 分 , 前 者 往 往 包 括 贯 彻 意 见 及 执 行 要 求 , 后 者 则 是 具 体 内 容 , 它 们 在 发 挥 文 件 效 力 方 面 难 以 分 割 , 因 此 也 应 作 为 一 件 。

( 4 ) 原 件 与 复 制 件

对 于 制 成 材 料 、 字 迹 材 料 等 不 利 于 档 案 保 管 的 文 件 ( 如 热 敏 纸 传 真 件 、 铅 笔 书 写 的 重 要 文 件 ) , 以 及 使 用 中 出 现 破 损 的 文 件 , 应 复 制 后 归 档 。 复 制 件 包 括 复 印 机 制 作 的 复 印 件 、 计 算 机 重 新 打 印 件 以 及 手 工 誊 写 的 抄 件 等 。 这 些 复 制 件 应 与 原 件 作 为 一 件 。

( 5 ) 正 本 与 翻 译 本

归 档 文 件 除 正 本 外 , 还 有 其 他 不 同 语 言 的 翻 译 本 ( 含 少 数 民 族 文 字 文 本 ) 需 要 留 存 的 , 一 般 来 说 , 文 件 的 正 本 与 翻 译 本 为 一 件 , 但 翻 译 本 过 厚 不 易 装 订 的 , 也 可 单 独 作 为 一 件 ; 多 种 不 同 语 言 的 翻 译 本 也 可 各 为 一 件 。

( 6 ) 中 文 本 与 外 文 本

同 一 文 件 除 中 文 本 外 , 还 有 内 容 与 中 文 文 本 相 对 应 的 外 文 文 本 需 要 归 档 的 , 一 般 来 说 , 文 件 的 中 文 本 与 外 文 本 为 一 件 , 但 外 文 本 过 厚 不 易 装 订 的 , 也 可 单 独 作 为 一 件 ; 多 种 不 同 语 言 的 外 文 本 也 可 各 为 一 件 。

( 7 ) 报 表 、 名 册 、 图 册 等

报 表 、 名 册 、 图 册 等 一 般 每 册 ( 本 ) 内 容 都 相 对 完 整 , 具 有 独 立 的 检 索 价 值 , 因 此 应 按 照 其 本 来 的 装 订 方 式 , 一 册 ( 本 ) 作 为 一 件 。 但 报 表 、 名 册 、 图 册 等 作 为 文 件 附 件 时 , 一 般 与 文 件 一 起 作 为 一 件 。

( 8 ) 会 议 纪 要 、 会 议 记 录

机 关 在 记 录 会 议 记 录 时 , 有 的 使 用 制 式 的 会 议 记 录 纸 , 有 的 使 用 专 用 记 事 本 。 使 用 专 用 记 事 本 记 录 的 , 一 本 会 议 记 录 应 作 为 一 件 保 存 , 但 不 同 年 度 、 不 同 会 议 类 型 的 会 议 记 录 不 应 作 为 一 件 。 使 用 会 议 记 录 纸 记 录 的 , 可 以 一 次 会 议 记 录 作 为 一 件 , 也 可 根 据 材 料 厚 度 自 定 件 数 , 如 一 年 或 半 年 的 作 为 一 件 。

机 关 在 形 成 会 议 纪 要 时 , 一 般 以 一 次 会 议 为 一 件 。

( 9 ) 来 文 与 复 文

“ 来 文 与 复 文 " 或 称 为 “ 往 复 文 件 " , 是 对 联 系 密 切 的 来 往 性 质 的 文 件 材 料 的 概 括 性 表 述 , 包 括 “ 去 文 与 复 文 " “ 来 文 与 办 理 结 果 " 等 , 从 文 种 上 看 包 括 请 示 与 批 复 、 报 告 与 批 示 、 函 与 复 函 等 。 对 于 往 复 文 件 , 原 《 规 则 》 规 定 “ 可 为 一 件 " , 实 践 中 各 地 区 、 各 部 门 也 大 多 采 取 组 成 一 件 的 方 式 进 行 管 理 , 这 种 做 法 在 纸 质 文 件 整 理 上 是 完 全 没 问 题 的 , 但 是 如 果 依 此 对 电 子 文 件 或 者 数 字 化 成 果 进 行 整 理 , 来 文 与 复 文 为 一 件 可 能 会 增 加 管 理 层 次 , 带 来 子 件 问 题 。 由 于 各 地 区 、 各 部 门 尚 未 对 子 件 形 成 一 致 意 见 , 《 规 则 》 修 订 时 强 调 来 文 与 复 文 “ 一 般 独 立 成 件 , 也 可 为 一 件 六 作 为 不 采 取 子 件 形 式 进 行 文 件 整 理 的 解 决 方 案 。 在 具 体 执 行 上 , 各 地 区 、 各 部 门 可 以 根 据 实 际 情 况 灵 活 掌 握 。

需 要 注 意 的 是 , 来 文 与 复 文 “ 一 般 独 立 成 件 , 也 可 为 一 件 " 要 与 “ 转 发 文 与 被 转 发 文 为 一 件 ” 的 情 况 相 区 分 。

( 10 ) 文 件 与 文 件 处 理 单 或 发 文 稿 纸

文 书 处 理 较 规 范 的 机 关 , 文 件 在 运 转 过 程 中 一 般 都 附 有 文 件 处 理 单 或 者 拟 办 单 、 发 文 稿 纸 , 有 的 还 附 有 领 导 批 示 的 签 批 条 等 。 这 些 表 单 真 实 地 记 录 了 文 件 的 形 成 、 办 理 过 程 , 是 归 档 文 件 不 可 分 割 的 重 要 组 成 部 分 , 应 与 相 关 文 件 作 为 一 件 。

01 ) 介 绍 信 及 存 根 、 新 闻 报 道 材 料

介 绍 信 及 存 根 可 依 材 料 多 少 按 时 间 顺 序 自 定 件 数 , 如 一 年 或 半 年 的 作 为 一 件 。 需 要 注 意 的 是 , 应 把 同 一 人 的 组 织 关 系 ( 党 、 团 ) 、 行 政 关 系 、 工 资 关 系 介 绍 信 或 存 根 排 列 在 一 起 。 另 外 , 组 织 人 事 部 门 或 有 些 比 较 大 的 系 统 等 , 往 往 形 成 大 量 的 介 绍 信 或 存 根 , 可 按 原 装 订 方 式 , 一 册 作 为 一 件 , 但 跨 年 度 的 材 料 应 分 别 组 件 。 新 闻 报 道 材 料 的 组 件 也 依 此 办 理 。

02 ) 行 政 审 批 、 处 罚 等 材 料

机 关 行 政 管 理 工 作 中 形 成 的 审 批 、 审 查 、 核 准 等 文 件 材 料 , 以 及 行 政 处 罚 、 处 分 、 复 议 、 国 家 赔 偿 等 工 作 中 形 成 的 文 件 材 料 , 一 次 审 批 或 处 罚 材 料 之 间 联 系 紧 密 , 如 各 自 组 件 会 影 响 档 案 的 检 索 利 用 。 一 般 情 况 下 , 一 次 审 批 、 审 查 、 核 准 、 处 罚 、 处 分 、 复 议 、 国 家 赔 偿 形 成 的 文 件 材 料 应 作 为 在 组 件 过 程 中 , 还 应 注 意 不 能 擅 自 扩 大 组 件 的 范 围 。 有 的 单 位 将 同 一 事 由 的 若 干 文 件 作 为 一 件 处 理 。 这 种 做 法 虽 然 使 整 理 工 作 简 化 了 , 但 却 给 将 来 的 检 索 利 用 带 来 不 便 。 如 将 某 下 属 单 位 申 请 某 项 专 业 经 费 的 请 示 、 该 局 的 批 复 和 局 内 承 办 部 门 的 经 办 过 程 文 件 作 为 一 件 整 理 , 将 来 利 用 者 只 想 查 看 关 于 这 项 经 费 申 请 工 作 的 经 办 情 况 , 从 归 档 文 件 目 录 上 就 很 难 检 索 到 , 不 符 合 深 化 检 索 的 指 导 思 想 , 这 种 做 法 应 该 免 。

二、 件 内 文 件 排 序

1. 件 内 文 件 排 序 规 则

多 份 文 件 作 为 一 件 时 , 件 内 文 件 之 间 的 排 列 顺 序 应 遵 循 《 规 则 》 5 . 1.2 执 行 , 即 :

(1) 正 文 在 前 , 附 件 在 后 ;

( 2 ) 正 本 在 前 , 定 稿 在 后 ;

( 3 ) 转 发 文 在 前 , 被 转 发 文 在 后 ;

( 4 ) 原 件 在 前 , 复 制 件 在 后 ;

( 5 ) 不 同 文 字 的 文 本 , 无 特 殊 规 定 的 , 汉 文 文 本 在 前 , 少 数 民 族 文 字 文 本 在 后 ;

( 6 ) 中 文 本 在 前 , 外 文 本 在 后 ;

〈 7 ) 来 文 与 复 文 作 为 一 件 时 , 复 文 在 前 , 来 文 在 后 ;

( 8 ) 有 文 件 处 理 单 或 发 文 稿 纸 的 , 文 件 处 理 单 在 前 , 收 文 在 后 ; 正 本 在 前 , 发 文 稿 纸 和 定 稿 在 后 。

除 《 规 则 》 明 确 说 明 的 情 况 外 , 以 下 情 况 多 份 文 件 作 为 一 件 时 应 注 意 :

( 1 ) 会 议 纪 要 、 会 议 记 录 应 按 照 时 间 先 后 排 序 ;

( 2 ) 介 绍 信 及 存 根 应 按 照 人 员 结 合 时 间 先 后 排 序 ;

( 3 ) 新 闻 报 道 材 料 应 按 照 媒 体 种 类 结 合 时 间 先 后 排 序 ;

( 4 ) 行 政 审 批 、 处 罚 等 材 料 应 结 论 性 材 料 在 前 , 其 他 材 料 依 工 作 流 程 顺 序 排 列 在 后 。

2、 示例

由 于 收 文 和 发 文 在 机 关 归 档 文 件 中 最 为 常 见 , 数 量 也 比 较 多 , 下 面 以 收 文 和 发 文 为 例 , 以 图 示 的 方 式 直 观 地 说 明 件 内 文 件 的 排 序 情 况 。

( 1) 收 文

机 关 在 收 到 文 件 后 , 一 般 会 粘 贴 文 件 处 理 单 , 再 对 文 件 进 行 运 转 处 理 。

收 到 的 文 件 有 正 文 、 附 件 的 , 连 同 文 件 处 理 单 一 起 组 成 一 件 。 排 列 的 前 后 顺 序 依 次 是 文 件 处 理 单 、 正 文 、 附 件 , 如 图 3 一 3 所 示 。

机 关 发 文 一 般 是 先 拟 稿 , 填 写 发 文 稿 纸 , 再 对 拟 写 稿 件 依 次 审 核 后 形 成 定 稿 , 最 后 印 发 正 式 文 件 , 即 正 本 。 因 此 , 发 文 稿 纸 记 录 了 拟 稿 形 成 定 稿 的 审 核 ( 甚 至 修 改 ) 过 程 , 与 定 稿 的 关 系 更 为 密 切 。 因 此 , 正 本 、 发 文 处 理 单 、 定 稿 应 按 前 后 顺 序 依 次 排 列 , 如 图 3 一 4 所 示 。

发 文 中 如 存 在 附 件 、 复 制 件 、 少 数 民 族 文 字 文 本 、 外 文 本 的 , 在 正 本 、 发 文 处 理 单 、 定 稿 的 按 前 后 顺 序 排 列 的 基 础 上 , 再 按 照 《 规 则 》 要 求 进 一 步 排 列 即 可 。


上一篇灾害后,水淹档案的四种抢救方法
下一篇解读档案整理原则与流程