受灾档案抢救原则和流程

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洪涝灾害发生时可能淹没馆库,导致馆库倒塌;

可能造成供水、供电、供热、空调、消防、计算机管理系统、网络传输系统等设施瘫痪和办公、保管、保护、利用、整理等设备故障;

可能导致档案纸张破损、水浸、粘结、浆化、污染、生霉、老化,档案字迹洇化、褪色、消失、污染,缩微胶片破损、水浸、变形、粘结、污染、生霉、老化,磁性载体档案破损、水浸、变形、粘结、污染、生霉、信号减弱、消磁、老化,光盘载体档案破损、水浸、变形、粘结、污染、生霉、渎取困难、数据丢失、老化等。洪涝灾害还有并可能引发滑坡、泥石流等次生灾害。

档案灾害发生后,应及时采取措施抢救受灾档案,减少损失。


抢救原则

灾害档案的抢救工作任务繁重,时效性强,必须坚持如下原则:

第一,优先抢救重要档案、珍贵档案。受灾档案的抢救工作应先重点后一般,先抢救后修复,优先抢救重要档案、珍贵档案。

第二,尽量保持档案原貌。所谓档案原貌是指档案形成时的全部物理特征信息,如档案使用的纸张、大小、字迹、颜色以及当时组卷使用的卷皮、目录、备考表等等。在受灾档案抢救修复过程中应最大限度地保持档案的原貌,

以保证档案的参考价值和凭证作用不受影响

第三,尽量减少对档案本体的干预。受灾档案的抢救修复应将保证质量放在第一位,在保护档案原貌的前提下,选择出风险最小、效果最佳的方法和最耐久的材料,科学合理地确定修复档案的范围和应采取的措施,力求所选择的抢救修复内容、修复材料、修复方法等均对档案本体最小干预。

抢救流程


受灾档案抢救时可按照如下流程开展活动:

第一,检查灾害档案受损情况。按重要程度分别检查各种档案材料,对已受到损坏需加处理或是不宜继续存放的档案,要运到事先规划好的临时存放区内暂存;受灾档案重要程度相同情况下,应先运走最湿的档案材料,同时去除上面所沾的淤泥;对烧焦或烟熏的档案文件,不要立即处理。所有检查情况都要详细记录在案,分别处理。

第二,制定灾受灾档案抢救方案。根据受灾档案的重要程度和受损程度,制定受灾档案抢救方案,包括是立即抢救还是先存放然后逐步抢救,是本馆自行抢救还是送馆外专业人员抢救,以及具体抢救技术方法的选择等。

第三,实施受灾档案抢救方案。根据受灾档案抢救方案,实施具体抢救措施。例如,烧焦、烤脆或烟熏的档案,可以不立即处理,先存放然后逐步抢救;水淹档案,由于受损现象会随时间推移而进一步发展,如纸张受水浸会发霉,照片、录音(像)带和计算机磁带等特殊载体受水浸会导致其所载信息消失,需要立即开展抢救工作。

第四,评价受灾档案抢救效果。受灾档案抢救工作结束后,还应对受灾档案抢救效果进行评价,总结经验教训,提高灾害受灾档案抢救水平。

抢救方法

受灾档案中最常见的是水淹档案和炭化档案、泥石流受损档案等,大致抢救流程如下:

现场抢救一紧急处置一抢救修复一系统整理一数字加工一安全保管

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